「歹戲拖棚」這句話是許多企業導入ERP (Enterprise Resource Planning)之後貼切的寫照,初期來講最常以,「員工用的不習慣,用一陣子情況就會改善」為說詞,可是經過一段時日之後,發現的問題似乎不是使用上的問題而是適切與否、工作效率是否提昇、作業流程是否更為簡便,人工作業是否因此減少以及統計是否更為精準,事實上並非如此,很多問題產生發生在企業本身以及ERP 系統優劣亦有很大的關係。
我在此要強調的是專案管理的重要,以導入ERP這個系統而言成立專案小組專責來負責是有極大的必要的,問題是某些企業內部的員額數量並不允許企業成立一個ERP專案小組,或決策者根本沒有所謂專案管理所需的常識(五大程序( 起始、計畫、執行、控制、結案 )和九大知識領域(整合管理、範疇管理、時間管理、風險管理、品質管理、人力資源管理、溝通管理、採購管理、成本管理),成立專案小組的組成結構大約有分兩種:
1,專責專案小組(Projected Organization) :組成人員專事負責專案的推動,而非調任,專案小組須由一專案經理來負責專案的成敗,有決策及流程掌控的權力,下轄專案組員。也就是說這個專案小組的經理及組員為全時(Full-Time)的推動及執行專案的進行。
2。調派編組而成的專案小組(Matrix Organization): 組成人員為由各部門調派相關人員,組成專案小組,部分小組成員為非全時(Part-Time)來支援專案的推動及執行,而依專案經理及組員涉入的程度由弱至強又分為Weak Matrix,Balanced Matrix,及 Strong Matrix。這樣的組成方式有時甚至連專案經理都是兼任性質。
但通常許多企業導入ERP並未採取專案管理的概念,沒有運用專案管理最基本的管控工具,如甘特圖,甚至只是由公司的功能性部門(Functional Organization)來做分散的支援,一來權力及責任歸屬不清,導致多頭馬車,時間分配不良,支援員工分身乏術,各個環節缺失責任無法歸究。最後導致事倍功半,在導入後正式上線使用時,比使用一般進銷存會計套裝軟體,付出更多的人員心力及時間,甚至在系統的維護方面亦產生極大的缺失,反浪費公司極大的資源。
就企業建置ERP的狀況及缺失來說,除軟體供應商本身的問題如服務的品質,產業知識及索費合理性外,大致上分為產品及企業本身:
一、在選擇產品方面如產品屬性及優劣,產品有分通用型(因通用,反而不能滿足企業的特殊需求),客製化(除大部分通用功能外,可為企業特殊需求做客製化的修改及增減,但缺點是雖可客製化,但往往對某些非特殊需求,軟體商亦歸類為客製化部分,公司也因此付出許多額外的成本及溝通時間)。
除了產品本身的類型外,產品本身的品質亦是一大關鍵,在國內外有許多ERP開發商,品質不一, 價格亦天南地北,企業本身是否可以承受因品質及價格所帶來的資源消耗,若遇品質表現及價格無法成正比的時候,在正式上線之後才發現這樣的問題似乎為時己晚。
二。 從企業本身來看,問題大概如下:
1. 各部門的需求無法整合及配合,各部門考量其功能及便利性,專案經理(主其事者)未予協調及整合各部門的需求,或甚至未徵詢各部門末端使用者的需求,反而是由非大量末端使用者的主管階層提出需求,而這些需求恐只就大部方向做調整,並無法顧及大量末端使用者真正的需求。